Zamawiający: Województwo Śląskie
Śląski Ośrodek Adopcyjny w Katowicach.
Nr: ŚOA.AK.331.1.3.2023
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarsko –
gastronomicznych oraz zapewnienie sal szkoleniowych na potrzeby
organizacji działań w projekcie „W stronę rodziny – wsparcie usług
adopcyjnych”, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu
Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Śląskiego na lata 2014-2020, IX Oś Priorytetowa – Włączenie społeczne,
Działanie 9.2 Dostępne i efektywne usługi społeczne i zdrowotne,
Poddziałanie 9.2.7 Rozwój usług adopcyjnych – tryb pozakonkursowy
(sygnatura projektu: WND-RPSL.09.02.07-24-0C18/20).
Zamówienie zostało podzielone na pięć następujących części:
Część I – Świadczenie usługi hotelarsko – gastronomicznej oraz
zapewnienie sali warsztatowej wraz ze sprzętem na potrzeby organizacji
2-dniowych warsztatów rozwojowych dla par, w terminie 15-16 kwietnia
2023 roku. Łącznie w szkoleniu udział weźmie maksymalnie 17 osób. Usługa
obejmuje:
zapewnienie zakwaterowania, tj. 1 noclegu dla maksymalnie 17 osób – w
pokojach dwuosobowych
(w przypadku par) oraz w pokoju jednoosobowym/dwuosobowym do
pojedynczego wykorzystania (dla prowadzącej) tj. łącznie: 17 noclegów
dla osób dorosłych (17 osób x 1 nocleg w trakcie spotkania);
zapewnienie wyżywienia – tj. 2 obiady, 1 kolacja, 1 śniadanie, 2 mini
bufety z przekąskami – dla maksymalnie 17 osób tj. łącznie:
– 17 śniadań dla osób dorosłych (17 osób x 1 śniadanie w trakcie
spotkania);
– 34 obiady dla osób dorosłych (17 osób x 2 obiady w trakcie spotkania);
– 17 kolacji dla osób dorosłych (17 osób x 1 kolacja w trakcie
spotkania);
– 34 mini bufety z przekąskami dla osób dorosłych (17 osób x 2 mini
bufety z przekąskami w trakcie spotkania);
najem sali szkoleniowej, mieszczącej co najmniej 17 osób, wyposażonej w
rzutnik, laptop, nagłośnienie i tablicę flipchart, krzesła, na cały czas
trwania spotkania.
Część II – Świadczenie usługi hotelarsko – gastronomicznej oraz
zapewnienie sali warsztatowej wraz ze sprzętem na potrzeby organizacji
2-dniowego szkolenia pn. „Work life balance – redukcja stresu i
przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu”, w terminie 23-24 marca 2023
roku. Łącznie w szkoleniu udział weźmie maksymalnie 17 osób.
Usługa obejmuje:
zapewnienie zakwaterowania, tj. 1 noclegu dla maksymalnie 17 osób – w
pokojach dwuosobowych, z uwzględnieniem podziału na płeć (w przypadku
uczestników) oraz w pokoju jednoosobowym/dwuosobowym do pojedynczego
wykorzystania (dla prowadzącej) tj. łącznie:
– 17 noclegów dla osób dorosłych (17 osób x 1 nocleg w trakcie
spotkania);
zapewnienie wyżywienia – tj. 2 obiady, 1 kolacja, 1 śniadanie, 2 mini
bufety z przekąskami – dla maksymalnie 17 osób, tj. łącznie:
– 17 śniadań dla osób dorosłych (17 osób x 1 śniadanie w trakcie
spotkania);
– 34 obiady dla osób dorosłych (17 osób x 2 obiady w trakcie spotkania);
– 17 kolacji dla osób dorosłych (17 osób x 1 kolacja w trakcie
spotkania);
– 34 mini bufety z przekąskami dla osób dorosłych (17 osób x 2 mini
bufety z przekąskami w trakcie spotkania);
– najem sali szkoleniowej, mieszczącej co najmniej 17 osób, wyposażonej
w rzutnik, laptop, nagłośnienie i tablicę flipchart, krzesła, na cały
czas trwania spotkania, na cały czas trwania spotkania.
Część III – Świadczenie usługi hotelarsko – gastronomicznej oraz
zapewnienie sali warsztatowej wraz ze sprzętem na potrzeby organizacji
2-dniowego szkolenia pn. „Work life balance – redukcja stresu i
przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu”, w terminie 25-26 maja 2023
roku. Łącznie w szkoleniu udział weźmie maksymalnie 17 osób.
Usługa obejmuje:
zapewnienie zakwaterowania, tj. 1 noclegu dla maksymalnie 17 osób – w
pokojach dwuosobowych, z uwzględnieniem podziału na płeć (w przypadku
uczestników) oraz w pokoju jednoosobowym/dwuosobowym do pojedynczego
wykorzystania (dla prowadzącej) tj. łącznie:
– 17 noclegów dla osób dorosłych (17 osób x 1 nocleg w trakcie
spotkania);
zapewnienie wyżywienia – tj. 2 obiady, 1 kolacja, 1 śniadanie, 2 mini
bufety z przekąskami – dla maksymalnie 17 osób, tj. łącznie:
– 17 śniadań dla osób dorosłych (17 osób x 1 śniadanie w trakcie
spotkania);
– 34 obiady dla osób dorosłych (17 osób x 2 obiady w trakcie spotkania);
– 17 kolacji dla osób dorosłych (17 osób x 1 kolacja w trakcie
spotkania);
– 34 mini bufety z przekąskami dla osób dorosłych (17 osób x 2 mini
bufety z przekąskami w trakcie spotkania);
– najem sali szkoleniowej, mieszczącej co najmniej 17 osób, wyposażonej
w rzutnik, laptop, nagłośnienie i tablicę flipchart, krzesła, na cały
czas trwania spotkania, na cały czas trwania spotkania.
Część IV – Świadczenie usługi hotelarsko – gastronomicznej oraz
zapewnienie sali warsztatowej wraz ze sprzętem na potrzeby organizacji
2-dniowego szkolenia pn. „Wykorzystanie Dialogu Motywującego w pracy z
dziećmi i młodzieżą”, w terminie 11-12 maja 2023 roku. Łącznie w
szkoleniu udział weźmie maksymalnie 17 osób. Usługa obejmuje:
zapewnienie zakwaterowania, tj. 1 noclegu dla maksymalnie 17 osób – w
pokojach dwuosobowych, z uwzględnieniem podziału na płeć (w przypadku
uczestników) oraz w pokoju jednoosobowym/dwuosobowym do pojedynczego
wykorzystania (dla prowadzącej) tj. łącznie:
– 17 noclegów dla osób dorosłych (17 osób x 1 nocleg w trakcie
spotkania);
zapewnienie wyżywienia – tj. 2 obiady, 1 kolacja, 1 śniadanie, 2 mini
bufety z przekąskami – dla maksymalnie 17 osób, tj. łącznie:
– 17 śniadań dla osób dorosłych (17 osób x 1 śniadanie w trakcie
spotkania);
– 34 obiady dla osób dorosłych (17 osób x 2 obiady w trakcie spotkania);
– 17 kolacji dla osób dorosłych (17 osób x 1 kolacja w trakcie
spotkania);
– 34 mini bufety z przekąskami dla osób dorosłych (17 osób x 2 mini
bufety z przekąskami w trakcie spotkania);
najem sali szkoleniowej, mieszczącej co najmniej 17 osób, wyposażonej w
rzutnik, laptop, nagłośnienie i tablicę flipchart, krzesła.
Część V – Świadczenie usług hotelarsko – gastronomicznych oraz
zapewnienie sal warsztatowych wraz ze sprzętem na potrzeby organizacji
2-dniowego szkolenia dla pracowników ośrodków adopcyjnych, w terminie
18-19 maja 2023 roku. Łącznie w szkoleniu udział weźmie maksymalnie 35
osób. Usługa obejmuje:
zapewnienie zakwaterowania, tj. 1 noclegu dla maksymalnie 35 osób – w
pokojach dwuosobowych, z uwzględnieniem podziału na płeć tj. łącznie:
– 35 noclegów dla osób dorosłych (35 osób x 1 nocleg w trakcie
spotkania);
– zapewnienie wyżywienia – tj. 2 obiady, 1 kolacja, 1 śniadanie, 2 mini
bufety
z przekąskami – dla maksymalnie 35 osób, tj. łącznie:
– 35 śniadań dla osób dorosłych (35 osób x 1 śniadanie w trakcie
spotkania);
– 70 obiadów dla osób dorosłych (35 osób x 2 obiady w trakcie
spotkania);
– 35 kolacji dla osób dorosłych (35 osób x 1 kolacja w trakcie
spotkania);
– 70 mini bufetów z przekąskami dla osób dorosłych (35 osób x 2 mini
bufety z przekąskami w trakcie spotkania);
– najem sali szkoleniowej, mieszczącej co najmniej 35 osób, której
powierzchnia umożliwia przeprowadzenie praktycznych warsztatów z
pierwszej pomocy przedmedycznej. Sala powinna być wyposażona w rzutnik,
laptop, nagłośnienie i tablicę flipchart, krzesła, na cały czas trwania
spotkania.
Opis wspólny dla części I – V zamówienia:
1.Usługa realizowana w obiekcie o standardzie minimum 3 gwiazdek. Obiekt
powinien być o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli zaszeregowanych
do kategorii *** (trzy gwiazdki) zgodnie z Obwieszczeniem Ministra
Sportu i Turystyki z dnia 26 października 2017 r. w sprawie ogłoszenia
jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie
obiektów hotelarskich
i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tj. Dz.U
z 2017, poz. 2166).
2.Wykonawca zapewni realizację zajęć na terenie wybranych powiatów
województwa śląskiego: żywieckiego, cieszyńskiego, bielskiego.
3.Wykonawca i obiekt muszą spełnić następujące warunki szczegółowe:
a)obiekt dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych, zgodnie ze
standardami określonymi w załączniku nr 8 Rozporządzenia Ministra
Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów
hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi
hotelarskie (Dz. U. 2017, poz. 2166),
b)realizacja usługi z uwzględnieniem potrzeb osób ze specjalnymi
potrzebami, o których mowa w ustawie z dnia 19 lipca 2019 roku o
zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami – w zakresie
umożliwiającym im uczestniczenie w spotkaniu na równi z pozostałymi
uczestnikami,
c)baza noclegowa, żywieniowa oraz sale szkoleniowe muszą znajdować się w
tym samym budynku,
d)wszystkie pokoje z pełnym węzłem sanitarnym (łazienka z prysznicem lub
wanną) i telewizorem.
e)Wykonawca zapewni bezpłatny parking dla uczestników,
f)Wykonawca zapewni zakwaterowanie uczestników i organizatorów w
pokojach przed rozpoczęciem spotkania w dzień przyjazdu,
g)po wykwaterowaniu Wykonawca zapewni wydzielone pomieszczenie w celu
przechowania bagażu od wymeldowania do zakończenia spotkań,
h)Wykonawca zapewni zaplecze szkoleniowe:
•klimatyzowane sale do przeprowadzenia zajęć (wyposażone w system
klimatyzacji, nie dopuszcza się klimatyzatorów przenośnych),
przystosowane do wielkości grupy i rodzaju zajęć, z oknem i dostępem do
światła dziennego. Muszą posiadać odpowiednie oświetlenie i właściwą
temperaturę oraz być wyposażone w system nagłośnienia, notebook, rzutnik
multimedialny, stolik pod rzutnik, ekran do projekcji lub białą ścianę
odpowiedniej wielkości, tablicę flipchart + odpowiednie kartki oraz
pisaki, krzesła, stoły/stoliki. Nie dopuszcza się realizacji zajęć w
salach, w których podawane będą posiłki (śniadanie, obiad, kolacja),
i)Wykonawca zapewni możliwość oznakowania plakatem holu, wejść oraz
wnętrz sali, w której odbywać się będą zajęcia organizowane przez Śląski
Ośrodek Adopcyjny w Katowicach,
j)Wykonawca udostępni dla organizatorów miejsce na recepcji w celu
umożliwienia prowadzenia rejestracji uczestników zajęć (stoisko
składające się ze stołu pokrytego materiałem ozdobnym, dwóch krzeseł
oraz zasilania).
4.Wykonawca zapewnia wyżywienie w trakcie spotkań obejmujące:
a)śniadanie – podane w formie bufetu szwedzkiego – przynajmniej jedno
danie gorące dla uczestnika oraz przekąski zimne, pieczywo jasne,
ciemne, napoje gorące: herbata/kawa, cytryna, cukier, śmietanka, soki,
b)obiad – składający się z dwóch dań, uwzględniający zupę, mięsa, sosy
do mięs, zestaw surówek, ziemniaki/ryż/frytki/kluski, pieczywo i inne
dodatki w tym kompot/sok/napój oraz deser (herbata/kawa, cytryna,
cukier, śmietanka + ciastko lub lody, mus itp.),
c)kolacja – jedno danie gorące dla uczestnika oraz przekąski zimne,
pieczywo jasne, ciemne, napoje gorące: herbata/kawa, cytryna, cukier,
śmietanka, soki,
d)przerwa kawowa/ mini bufet na które składają się: herbata/kawa,
cytryna, cukier, śmietanka, woda mineralna oraz świeże owoce, orzechy,
bakalie, ciastka i drobne ciasteczka – dostępne każdego dnia, raz
dziennie w ustalonych przez Wykonawcę i zamawiającego godzinach, z
zastrzeżeniem, że woda mineralna powinna być dostępna dla uczestników
przez cały dzień, podczas całego okresu trwania spotkania,
e)w przypadku osób nie spożywających potraw mięsnych (lub innych
produktów) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniego
wyżywienia, nie zawierającego wyżej wymienionych składników,
f)określenie minimalnej gramatury dań gorących dla jednego uczestnika
zajęć:
– zupa – 300 ml,
– mięso – 150 g,
– sos do mięsa – 20 g,
– zestaw surówek – 150 g,
– ziemniaki/ryż/frytki/kluski – 200 g.
g)określenie minimalnej gramatury jednej przerwy kawowej/mini bufetu dla
jednego uczestnika zajęć:
– kawa – 300 ml/15 g (tylko dla osób dorosłych),
– herbata – 300 ml/3 g,
– cytryna – 10 g,
– cukier – 20 g,
– śmietanka/mleko – 50 ml,
– soki – 200 ml,
– woda mineralna – 200 ml,
– suszone owoce/bakalie/orzechy – 50 g,
– świeże owoce – 100 g,
Szczegółowe menu zostanie ustalone z Wykonawcą, który złoży
najkorzystniejszą ofertę w przedmiotowym postępowaniu.
5.Dokładny harmonogram zajęć wraz z wyborem ostatecznej wersji menu,
godzin posiłków, wykorzystania oraz ustawienia sali szkoleniowej,
godzinę przyjazdu i odjazdu – Zamawiający określi najpóźniej na 3 dni
przed planowanym terminem zajęć.
6.Podstawą zapłaty przez Zamawiającego wynagrodzenia będzie
przedstawienie przez Wykonawcę, po zrealizowaniu pobytów składających
się na przedmiot umowy, prawidłowo wystawionych faktur VAT wraz ze
specyfikacją określającą faktyczną liczbę uczestników w poszczególnych
dniach kursu. Wynagrodzenia płatne będą przez Zamawiającego przelewem na
konto Wykonawcy w terminie do 30 dni od dnia otrzymania prawidłowo
wystawionych faktur. Wykonawcy, za wykonanie przedmiotu zamówienia
przysługiwać będą wynagrodzenia brutto (tj. cena netto + VAT) według
faktycznej liczby uczestników (rodziców, dzieci, terapeutów) w
poszczególnych dniach kursu.
7.Zamawiający informuje, że nie przewiduje zapłaty/dopłaty za dodatkowe
towary/usługi, aniżeli te, które wyszczególnione zostały w formularzu
cenowym. Wykonawca przyjmuje do wiadomości i godzi się na to, iż złożona
przez niego cena ofertowa zawiera wszystkie wydatki leżące po jego
stronie, w tym zwłaszcza z tytułu ewentualnych obowiązków ciążących na
nim w przypadku świadczenia usługi podczas ogłoszonego stanu epidemii,
jak również istnienia zakazów i/lub nakazów z tego tytułu w czasie
realizacji umowy.
Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
Zamówienie zostało podzielone na 5 części.
Wykonawca może złożyć ofertę na każdą z części zamówienia.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
III. Termin wykonania zamówienia:
Część I – 15-16.04 2023 roku (sobota – niedziela),
Część II – 23-24.03.2023 roku (czwartek – piątek),
Część III – 25-26.05.2023 roku (czwartek – piątek),
Część IV – 11-12.05.2023 roku (czwartek – piątek),
Część V – 18-19.05.2023 (czwartek – piątek).
Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminów spotkań w przypadku
wprowadzenia ograniczeń wynikających ze stanu epidemicznego w kraju lub
innych czynników, których Zamawiający nie mógł przewidzieć.
IV. Miejsce realizacji zamówienia: Na terenie wybranych powiatów
województwa śląskiego, tj. cieszyńskiego lub bielskiego lub żywieckiego.
V. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się na
stronie: https://soakat.bip.gov.pl/publiccontracts/view/40612
TERMIN SKŁADANIA OFERT: 20 marca 2023r., godz. 08:00.