Zamawiający: Województwo Śląskie
Śląski Ośrodek Adopcyjny w Katowicach.
Nr: ŚOA.AK.331.1.14.2022.US

1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarsko –
gastronomicznych oraz zapewnienie sal szkoleniowych na potrzeby
organizacji działań w projekcie „W stronę rodziny – wsparcie usług
adopcyjnych”, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu
Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Śląskiego na lata 2014-2020, IX Oś Priorytetowa – Włączenie społeczne,
Działanie 9.2 Dostępne i efektywne usługi społeczne i zdrowotne,
Poddziałanie 9.2.7 Rozwój usług adopcyjnych – tryb pozakonkursowy
(sygnatura projektu: WND-RPSL.09.02.07-24-0C18/20).
Zamówienie zostało podzielone na sześć następujących części:
Część I – Świadczenie usług hotelarsko – gastronomicznych oraz
zapewnienie sal szkoleniowych na potrzeby organizacji 5-dniowego turnusu
terapeutycznego dla dzieci z trudnościami w rozwoju emocjonalno –
społecznym oraz ich rodzin, w terminie 27-31 lipca 2022 roku.
Łącznie w turnusie udział wezmą maksymalnie 34 osoby, w tym: 8 rodzin z
dziećmi w wieku pomiędzy 9-13 lat (16 rodziców oraz 14 dzieci) oraz 4
specjalistów prowadzących zajęcia.
Usługa obejmuje:
zapewnienie zakwaterowania, tj. 4 noclegów dla maksymalnie 34 osób – w
pokojach rodzinnych (dla rodzin z dziećmi) oraz w pokojach
jednoosobowych/dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania (dla
specjalistów) , tj. łącznie:
– 136 noclegów (tj. 80 noclegów dla osób dorosłych (20 osób x 4 noclegi
w trakcie turnusu) oraz 56 noclegów dla dzieci w wieku od 9 do 13 lat
(14 dzieci x 4 noclegi w trakcie turnusu);
zapewnienie wyżywienia – tj. 5 obiadów, 4 kolacje, 4 śniadania, 5 mini
bufetów z przekąskami – dla maksymalnie 34 osób, tj. łącznie:
– 136 śniadań (tj. 80 śniadań dla osób dorosłych (20 osób x 4 śniadania
w trakcie turnusu) oraz 56 śniadań dla dzieci w wieku od 9 do 13 lat (14
dzieci x 4 śniadania w trakcie turnusu);
– 170 obiadów (tj. 100 obiadów dla osób dorosłych (20 osób x 5 obiadów w
trakcie turnusu) oraz 70 obiadów dla dzieci w wieku od 9 do 13 lat (14
dzieci x 5 obiadów w trakcie turnusu);
– 136 kolacji (tj. 80 kolacji dla osób dorosłych (20 osób x 4 kolacje w
trakcie turnusu) oraz 56 kolacji dla dzieci w wieku od 9 do 13 lat (14
dzieci x 4 kolacje w trakcie turnusu);
– 170 mini bufetów z przekąskami (tj. 100 mini bufetów z przekąskami dla
osób dorosłych (20 osób x 5 mini bufetów z przekąskami w trakcie
turnusu) oraz 70 mini bufetów z przekąskami dla dzieci w wieku od 9 do
13 lat (14 dzieci x 5 mini bufetów z przekąskami w trakcie turnusu);
najem 2 sal szkoleniowych mieszczących co najmniej 35 osób każda,
wyposażonych w rzutnik, laptop, nagłośnienie i tablicę flipchart,
krzesła, na cały czas trwania turnusu.
Część II – Świadczenie usług hotelarsko – gastronomicznych oraz
zapewnienie sal warsztatowych wraz ze sprzętem na potrzeby organizacji
2-dniowego szkolenia pn. Trening umiejętności wychowawczych dla rodziców
nastolatków, w terminie czerwiec– listopad 2022 roku.
Łącznie w szkoleniu udział weźmie maksymalnie 30 osób, w tym: 8 rodzin z
dziećmi w wieku pomiędzy 11-15 lat (16 rodziców oraz 12 dzieci) oraz 2
specjalistów prowadzących zajęcia.
Usługa obejmuje:
zapewnienie zakwaterowania, tj. 1 noclegu dla maksymalnie 30 osób – w
pokojach rodzinnych (dla rodzin z dziećmi) oraz w pokojach
jednoosobowych/dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania (dla
prowadzących) , tj. łącznie:
– 30 noclegów (tj. 18 noclegów dla osób dorosłych (18 osób x 1 nocleg w
trakcie szkolenia) oraz 12 noclegów dla dzieci w wieku od 11 do 15 lat
(12 dzieci x 1 nocleg w trakcie szkolenia);
zapewnienie wyżywienia – tj. 2 obiady, 1 kolacja, 1 śniadanie, 2 mini
bufety z przekąskami – dla maksymalnie 30 osób, tj. łącznie:
– 30 śniadań (tj. 18 śniadań dla osób dorosłych (18 osób x 1 śniadanie w
trakcie szkolenia) oraz 12 śniadań dla dzieci w wieku od 11 do 15 lat
(12 dzieci x 1 śniadanie w trakcie szkolenia);
– 60 obiadów (tj. 36 obiadów dla osób dorosłych (18 osób x 2 obiady w
trakcie szkolenia) oraz 24 obiady dla dzieci w wieku od 11 do 15 lat (12
dzieci x 2 obiady w trakcie szkolenia);
– 30 kolacji (tj. 18 kolacji dla osób dorosłych (18 osób x 1 kolacja w
trakcie szkolenia) oraz 12 kolacji dla dzieci w wieku od 11 do 15 lat
(12 dzieci x 1 kolacja w trakcie szkolenia);
– 60 mini bufetów z przekąskami (tj. 36 mini bufetów z przekąskami dla
osób dorosłych (18 osób x 2 mini bufety z przekąskami w trakcie
szkolenia) oraz 24 mini bufety z przekąskami dla dzieci w wieku od 11 do
15 lat (12 dzieci x 2 mini bufetów z przekąskami w trakcie szkolenia);
najem 2 sal szkoleniowych mieszczących co najmniej 35 osób każda,
wyposażonych w rzutnik, laptop, nagłośnienie i tablicę flipchart,
krzesła, na cały czas trwania szkolenia.
Część III – Świadczenie usług hotelarsko – gastronomicznych oraz
zapewnienie sali warsztatowej wraz ze sprzętem na potrzeby organizacji
2-dniowych warsztatów rozwojowych dla par, w terminie czerwiec –
listopad 2022 roku. Łącznie w szkoleniu udział weźmie maksymalnie 18
osób.
zapewnienie zakwaterowania, tj. 1 noclegu dla maksymalnie 18 osób – w
pokojach dwuosobowych (w przypadku par) oraz w pokojach
jednoosobowych/dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania (dla
prowadzącego) tj. łącznie:
– 18 noclegów dla osób dorosłych (18 osób x 1 nocleg w trakcie
szkolenia)
zapewnienie wyżywienia – tj. 2 obiady, 1 kolacja, 1 śniadanie, 2 mini
bufety z przekąskami – dla maksymalnie 18 osób tj. łącznie:
– 18 śniadań dla osób dorosłych (18 osób x 1 śniadanie w trakcie
szkolenia);
– 36 obiadów dla osób dorosłych (18 osób x 2 obiady w trakcie
szkolenia);
– 18 kolacji dla osób dorosłych (18 osób x 1 kolacja w trakcie
szkolenia);
– 36 mini bufetów z przekąskami dla osób dorosłych (18 osób x 2 mini
bufety z przekąskami w trakcie szkolenia);
najem sali szkoleniowej, mieszczącej co najmniej 20 osób, wyposażonej w
rzutnik, laptop, nagłośnienie i tablicę flipchart, krzesła, na cały czas
trwania szkolenia.
Część IV – Świadczenie usług hotelarsko – gastronomicznych oraz
zapewnienie sali warsztatowej wraz ze sprzętem na potrzeby organizacji
2-dniowego szkolenia pn. „Work life balance – redukcja stresu i
przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu”, w terminie czerwiec – listopad
2022 roku. Łącznie w szkoleniu udział weźmie maksymalnie 26 osób.
zapewnienie zakwaterowania, tj. 1 noclegu dla maksymalnie 26 osób – w
pokojach dwuosobowych, z uwzględnieniem podziału na płeć (w przypadku
uczestników) oraz w pokoju jednoosobowym/dwuosobowym do pojedynczego
wykorzystania (dla prowadzącego) tj. łącznie:
– 26 noclegów dla osób dorosłych (26 osób x 1 nocleg w trakcie
spotkania);
zapewnienie wyżywienia – tj. 2 obiady, 1 kolacja, 1 śniadanie, 2 mini
bufety z przekąskami – dla maksymalnie 26 osób, tj. łącznie:
– 26 śniadań dla osób dorosłych (26 osób x 1 śniadanie w trakcie
szkolenia);
– 52 obiadów dla osób dorosłych (26 osób x 2 obiady w trakcie
szkolenia);
– 26 kolacji dla osób dorosłych (26 osób x 1 kolacja w trakcie
szkolenia);
– 52 mini bufetów z przekąskami dla osób dorosłych (26 osób x 2 mini
bufety z przekąskami w trakcie szkolenia);
– najem sali szkoleniowej, mieszczącej co najmniej 26 osób, wyposażonej
w rzutnik, laptop, nagłośnienie i tablicę flipchart, krzesła, na cały
czas trwania szkolenia.
Część V – Świadczenie usług hotelarsko – gastronomicznych oraz
zapewnienie sali warsztatowej wraz ze sprzętem na potrzeby organizacji
2-dniowego szkolenia pn. „Wykorzystanie Dialogu Motywującego w pracy z
dziećmi i młodzieżą”, w terminie czerwiec – listopad 2022 roku. Łącznie
w szkoleniu udział weźmie maksymalnie 18 osób.
zapewnienie zakwaterowania, tj. 1 noclegu dla maksymalnie 18 osób – w
pokojach dwuosobowych, z uwzględnieniem podziału na płeć (w przypadku
uczestników) oraz w pokoju jednoosobowym/dwuosobowym do pojedynczego
wykorzystania (dla prowadzącego) tj. łącznie:
– 18 noclegów dla osób dorosłych (18 osób x 1 nocleg w trakcie
szkolenia);
zapewnienie wyżywienia – tj. 2 obiady, 1 kolacja, 1 śniadanie, 2 mini
bufety z przekąskami – dla maksymalnie 18 osób, tj. łącznie:
– 18 śniadań dla osób dorosłych (18 osób x 1 śniadanie w trakcie
szkolenia);
– 36 obiadów dla osób dorosłych (18 osób x 2 obiady w trakcie
szkolenia);
– 18 kolacji dla osób dorosłych (18 osób x 1 kolacja w trakcie
szkolenia);
– 36 mini bufetów z przekąskami dla osób dorosłych (18 osób x 2 mini
bufety z przekąskami w trakcie szkolenia);
najem sali szkoleniowej, mieszczącej co najmniej 18 osób, wyposażonej w
rzutnik, laptop, nagłośnienie i tablicę flipchart, krzesła na cały czas
trwania szkolenia.
Część VI – Świadczenie usług hotelarsko – gastronomicznych oraz
zapewnienie sal warsztatowych wraz ze sprzętem na potrzeby organizacji
2-dniowego seminarium interdyscyplinarnego, w terminie 22-23 września
2022 roku. Łącznie w seminarium udział weźmie maksymalnie 60 osób.
zapewnienie zakwaterowania, tj. 1 noclegu dla maksymalnie 60 osób – w
pokojach dwuosobowych, z uwzględnieniem podziału na płeć (w przypadku
uczestników) oraz w pokojach jednoosobowych/dwuosobowych do pojedynczego
wykorzystania (dla prowadzących, maksymalnie 2 osoby), tj. łącznie:
– 60 noclegów dla osób dorosłych (60 osób x 1 nocleg w trakcie
seminarium);
– zapewnienie wyżywienia – tj. 2 obiady, 1 kolacja, 1 śniadanie, 2 mini
bufety
z przekąskami – dla maksymalnie 60 osób, tj. łącznie:
– 60 śniadań dla osób dorosłych (60 osób x 1 śniadanie w trakcie
seminarium);
– 120 obiadów dla osób dorosłych (60 osób x 2 obiady w trakcie
seminarium);
– 60 kolacji dla osób dorosłych (60 osób x 1 kolacja w trakcie
seminarium);
– 120 mini bufetów z przekąskami dla osób dorosłych (60 osób x 2 mini
bufety z przekąskami w trakcie seminarium);
– najem 2 sal szkoleniowych, jednej mieszczącej co najmniej 60 osób
oraz 1 mieszczącej co najmniej 30 osób – wyposażonych w rzutnik, laptop,
nagłośnienie i tablicę flipchart, krzesła, na cały czas trwania
seminarium.
Opis wspólny dla części I – VI zamówienia:
1.Usługa realizowana w obiekcie o standardzie minimum 3 gwiazdek. Obiekt
powinien być o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli zaszeregowanych
do kategorii *** (trzy gwiazdki) zgodnie z Obwieszczeniem Ministra
Sportu i Turystyki z dnia 26 października 2017 r. w sprawie ogłoszenia
jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie
obiektów hotelarskich
i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tj. Dz.U
z 2017, poz. 2166).
2.Wykonawca zapewni realizację zajęć na terenie wybranych powiatów
województwa śląskiego: żywieckiego, cieszyńskiego, bielskiego.
3.Wykonawca i obiekt muszą spełnić następujące warunki szczegółowe:
a)obiekt dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych, zgodnie ze
standardami określonymi w załączniku nr 8 Rozporządzenia Ministra
Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów
hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi
hotelarskie (Dz. U. 2017, poz. 2166),
b)realizacja usługi z uwzględnieniem potrzeb osób ze specjalnymi
potrzebami, o których mowa w ustawie z dnia 19 lipca 2019 roku o
zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami – w zakresie
umożliwiającym im uczestniczenie w spotkaniu na równi z pozostałymi
uczestnikami,
c)baza noclegowa, żywieniowa oraz sale szkoleniowe muszą znajdować się w
tym samym budynku.
d)wszystkie pokoje z pełnym węzłem sanitarnym (łazienka z prysznicem lub
wanną) i telewizorem.
e)zapewnić bezpłatny parking dla uczestników,
f)zapewnić zakwaterowanie uczestników i organizatorów w pokojach przed
rozpoczęciem spotkania w dzień przyjazdu,
g)po wykwaterowaniu zapewnić wydzielone pomieszczenie w celu
przechowania bagażu od wymeldowania do zakończenia spotkań,
h)zaplecze szkoleniowe:
•klimatyzowane sale do przeprowadzenia zajęć (wyposażone w system
klimatyzacji, nie dopuszcza się klimatyzatorów przenośnych),
przystosowane do wielkości grupy i rodzaju zajęć, z oknem i dostępem do
światła dziennego. Muszą posiadać odpowiednie oświetlenie i właściwą
temperaturę oraz być wyposażone w system nagłośnienia, notebook, rzutnik
multimedialny, stolik pod rzutnik, ekran do projekcji lub białą ścianę
odpowiedniej wielkości, tablicę flipchart + odpowiednie kartki oraz
pisaki, krzesła, stoły/stoliki. Nie dopuszcza się realizacji zajęć w
salach, w których podawane będą posiłki (śniadanie, obiad, kolacja),
i)zapewnić możliwość oznakowania plakatem holu, wejść oraz wnętrz sali,
w której odbywać się będą zajęcia organizowane przez Śląski Ośrodek
Adopcyjny w Katowicach,
j)udostępnić dla organizatorów miejsce na recepcji w celu umożliwienia
prowadzenia rejestracji uczestników zajęć (stoisko składające się ze
stołu pokrytego materiałem ozdobnym, dwóch krzeseł oraz zasilania).
4.Wyżywienie w trakcie spotkań:
a)śniadanie – podane w formie bufetu szwedzkiego – przynajmniej jedno
danie gorące dla uczestnika oraz przekąski zimne, pieczywo jasne,
ciemne, napoje gorące: herbata/kawa, cytryna, cukier, śmietanka, soki,
b)obiad – składający się z dwóch dań, uwzględniający zupę, mięsa, sosy
do mięs, zestaw surówek, ziemniaki/ryż/frytki/kluski, pieczywo i inne
dodatki w tym kompot/sok/napój oraz deser (herbata/kawa, cytryna,
cukier, śmietanka + ciastko lub lody, mus itp.),
c)kolacja – jedno danie gorące dla uczestnika oraz przekąski zimne,
pieczywo jasne, ciemne, napoje gorące: herbata/kawa, cytryna, cukier,
śmietanka, soki,
d)przerwa kawowa/ mini bufet na które składają się: herbata/kawa,
cytryna, cukier, śmietanka, woda mineralna oraz świeże owoce, orzechy,
bakalie, ciastka i drobne ciasteczka – dostępne każdego dnia, raz
dziennie w ustalonych przez Wykonawcę i zamawiającego godzinach, z
zastrzeżeniem, że woda mineralna, kawa i herbata mają być dostępne dla
uczestników przez cały dzień, przez cały okres trwania spotkania. Bufet
z napojami i przekąskami dla dzieci nie może zawierać ciast ani ciastek,
na rzecz większej ilości świeżych i suszonych owoców/bakalii/orzechów
(dotyczy części I i II).
e)w przypadku osób nie spożywających potraw mięsnych (lub innych
produktów) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniego
wyżywienia, nie zawierającego wyżej wymienionych składników,
f)określenie minimalnej gramatury dań gorących dla jednego uczestnika
zajęć:
– zupa – 300 ml,
– mięso – 150 g,
– sos do mięsa – 20 g,
– zestaw surówek – 150 g,
– ziemniaki/ryż/frytki/kluski – 200 g.
g)określenie minimalnej gramatury jednej przerwy kawowej/mini bufetu dla
jednego uczestnika zajęć:
– kawa – 300 ml/15 g, (tylko dla osób dorosłych)
– herbata – 300 ml/3 g,
– cytryna – 10 g,
– cukier – 20 g,
– śmietanka/mleko – 50 ml,
– soki – 200 ml,
– woda mineralna – 200 ml,
– suszone owoce/bakalie/orzechy – 50 g,
– świeże owoce – 100 g,
Szczegółowe menu zostanie ustalone z Wykonawcą, który złoży
najkorzystniejszą ofertę w przedmiotowym postępowaniu.
5.Dokładny harmonogram zajęć wraz z wyborem ostatecznej wersji menu,
godzin posiłków, wykorzystania oraz ustawienia sali szkoleniowej,
godzinę przyjazdu i odjazdu – Zamawiający określi najpóźniej na 3 dni
przed planowanym terminem zajęć.
6.Podstawą zapłaty przez Zamawiającego wynagrodzenia będzie
przedstawienie przez Wykonawcę, po zrealizowaniu pobytów składających
się na przedmiot umowy, prawidłowo wystawionych faktur VAT wraz ze
specyfikacją określającą faktyczną liczbę uczestników w poszczególnych
dniach. Wynagrodzenia płatne będą przez Zamawiającego przelewem na konto
Wykonawcy w terminie do 30 dni od dnia otrzymania prawidłowo
wystawionych faktur. Wykonawcy, za wykonanie przedmiotu zamówienia
przysługiwać będą wynagrodzenia brutto (tj. cena netto + VAT) według
faktycznej liczby uczestników w poszczególnych dniach.
7.Zamawiający informuje, że nie przewiduje zapłaty/dopłaty za dodatkowe
towary/usługi, aniżeli te, które wyszczególnione zostały w formularzu
cenowym. Wykonawca przyjmuje do wiadomości i godzi się na to, iż złożona
przez niego cena ofertowa zawiera wszystkie wydatki leżące po jego
stronie, w tym zwłaszcza z tytułu ewentualnych obowiązków ciążących na
nim w przypadku świadczenia usługi podczas ogłoszonego stanu epidemii,
jak również istnienia zakazów i/lub nakazów z tego tytułu w czasie
realizacji umowy.
Uwaga: realizacja przedmiotu zamówienia powinna przebiegać zgodnie z
obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w szczególności
dotyczącymi wymogów sanitarnych stawianych osobom biorącym udział w
realizacji usługi oraz miejscom przygotowania i podawania posiłków, oraz
dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny w związku z wirusem SARS-CoV-2 a
także innymi wytycznymi wydanymi przez uprawnione Organy w szczególności
Wytycznymi dla organizatorów spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i
kongresów w trakcie epidemii SARS-CoV-2; wytycznymi dla funkcjonowania
hoteli/obiektów/pensjonatów w trakcie epidemii COVID-19 w Polsce oraz
wytycznymi dla funkcjonowania gastronomii w trakcie epidemii SARS-CoV-2
w Polsce wydanymi przez Ministerstwo Rozwoju wraz z Głównym Inspektorem
Sanitarnym w brzmieniu aktualnym na dzień organizacji danego
szkolenia/warsztatu/turnusu. Na potrzeby realizacji zamówienia przyjmuje
się, iż Organizatorem w rozumieniu powyższych przepisów/wytycznych jest
Wykonawca.
Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
Zamówienie zostało podzielone na 6 części.
Wykonawca może złożyć ofertę na każdą z części zamówienia.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
Nazwa i kod Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): – 55270000-3 – Usługi
świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe.
III.    Termin wykonania zamówienia:
Część I – 27-31 lipca 2022 roku (środa – niedziela);
Część II – czerwiec – listopad (sobota-niedziela);
Część III – czerwiec – listopad (sobota-niedziela);
Część IV – czerwiec – listopad (piątek-sobota);
Część V – czerwiec – listopad (dni robocze);
Część VI – 22-23 września 2022 roku (czwartek – piątek).
UWAGA! Dla Części II-V dokładne terminy wykonania zamówienia zostaną
ustalone z Wykonawcą przed podpisaniem umowy.
Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminów spotkań w przypadku
wprowadzenia ograniczeń wynikających ze stanu epidemicznego w kraju lub
innych czynników, których Zamawiający nie mógł przewidzieć.
IV.Miejsce realizacji zamówienia:
Na terenie wybranych powiatów województwa śląskiego, tj. cieszyńskiego
lub bielskiego lub żywieckiego.
Termin składania ofert w wersji papierowej lub w wersji elektronicznej
upływa w dniu 30 maja 2022 roku, o godzinie 08:00.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się na stronie:
https://soakat.bip.gov.pl/publiccontracts/view/36775